FAQ zur Projektabwicklung und Zuwendungs-Auszahlung im Regionalbudget

Mit Ende des Projektauswahlverfahrens und dem Vertragsabschluss mit der RAG Altenburger Land können die ausgewählten Projektträger offiziell in die Umsetzungsphase starten und Ihre Projektvorhaben beginnen.

Da auch im Rahmen der Projektabwicklung immer wieder Anliegen und Fragen zu den Vorgaben der Regionalbudget-Förderung aufkommen, möchten wir die nachfolgenden Abschnitte nutzen, um alle Projektträger zu den nächsten Schritten in der Projektabwicklung zu sensibilisieren und offene Fragen zu klären.

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>> Wann kann ich mit der Umsetzung meines Vorhabens beginnen?

Nachdem das Entscheidungsgremium der RAG Ihr Projekt im Auswahlverfahren positiv beschlossen hat, müssen zunächst alle Antragsunterlagen fristgerecht vervollständigt und die notwendigen Anlagen und Nachweise bei der RAG vorgelegt werden. Mit Vervollständigung der Antragsunterlagen kann der Abschluss eines privatrechtlichen Vertrags zwischen dem Erstempfänger (RAG Altenburger Land) und den Letztempfängern (Projektträger) erfolgen.

Erst mit Abschluss der privatrechtlichen Verträge (es gilt das im Vertrag genannte Datum des Umsetzungszeitraumes!) kann mit dem Projektvorhaben begonnen werden. Erfahrungsgemäß ist ein realistischer Vorhabenbeginn erst im Mai/Juni des Jahres möglich.

Wird durch die Landesbehörde oder die RAG ein unangemeldeter vorzeitiger Maßnahmebeginn festgestellt, droht ein (Teil-)Widerruf der Zuwendung! Als Maßnahmebeginn zählt auch die Vergabe oder Beauftragung von Aufträgen oder ähnliche, offizielle Zusagen.

Zu beachten ist auch: Im Rahmen der Regionalbudget-Förderung kann kein Antrag auf vorzeitigen Maßnahmebeginn gestellt werden.

>> Was muss ich bei der Vergabe von Aufträgen beachten? (Kostenplausibilisierung)

Für kommunale Projektträger ist bei der Vergabe von Aufträgen gemäß Ziffer 3 der ANBest-Gk das Vergaberecht zu beachten. Daher weisen wir ausdrücklich darauf hin, dass das Vergabeverfahren entsprechend dokumentiert werden sollte (Stichwort: Vergabedokumentation!). Eine Übersicht zu den geltenden Vergabevorschriften sowie den aktuellen Formblättern (u.a. Eigenerklärungen) ist HIER bereitgestellt. 

Die Nachweise über die ordnungsgemäße Vergabe sowie die eingeholten Angebote sind spätestens mit dem Verwendungsnachweis bei der RAG vorzulegen. Um die ordnungsgemäße Vergabe von Aufträgen zeitnah prüfen zu können, empfehlen wir kommunalen Projektträgern, die Vergabeunterlagen unverzüglich nach Zuschlag in Kopie der RAG zur Einsicht vorzulegen.

Private und gewerbliche Projektträger müssen zur Plausibilisierung der Projektkosten in der Regel bereits mit der Antragstellung drei Angebote pro Gewerk/Leistung vorlegen, um nachzuweisen, dass sie Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit beachtet haben. Ausgenommen von dieser Regel sind Investitionen, die unterhalb des Schwellenwertes von 7.000 € liegen – in diesem Fall ist die Vorlage von drei Angeboten eine Empfehlung, aber nicht verpflichtend.

Sollten Sie als privater bzw. gewerblicher Projektträger mit einem Planungsbüro bzw. Architekten zusammenarbeiten und im Rahmen der Antragsstellung zunächst nur eine Kostenberechnung nach DIN 276 vorgelegt haben, müssen Sie spätestens mit Vergabe der Aufträge eine entsprechende Kostenplausibilisierung nachreichen! Die Nachweise der eingeholten Angebote sind unverzüglich nach Auftragsvergabe, spätestens jedoch mit dem Verwendungsnachweis bei der RAG vorzulegen.

>> Muss ich immer den kostengünstigsten Anbieter beauftragen?

Für private bzw. gewerbliche Projektträger besteht keine Pflicht, im Rahmen der Projektumsetzung zwangsläufig auf das kostengünstigste/wirtschaftlichste Angebot zurückzugreifen. Bitte beachten Sie jedoch, dass bei der Festlegung der möglichen Zuwendungshöhe immer das kostengünstigste/wirtschaftlichste Angebot als Berechnungsgrundlage genutzt wird. Das bedeutet, bei Auftragsvergabe an einen anderen Anbieter muss die Differenz als erhöhter Eigenanteil vom Projektträger getragen werden!

Weiterhin besteht für private bzw. gewerbliche Projektträger keine Pflicht, im Rahmen der Projektumsetzung zwangsläufig auf eines der bereits mit der Antragstellung eingereichten Angebote zurückzugreifen – es können nachträglich weitere Angebote eingeholt werden bzw. der Auftrag an einen anderen Anbieter vergeben werden.

Für kommunale Projektträger ist bei der Vergabe von Aufträgen gemäß Ziffer 3 der ANBest-Gk immer das Vergaberecht zu beachten.

>> Es ergeben sich im Laufe der Umsetzung Abweichungen (z.B. Kostenerhöhungen, Lieferschwierigkeiten) – was nun?

Mit Abschluss des privatrechtlichen Vertrags zwischen dem Erstempfänger (RAG Altenburger Land) und Ihnen als Letztempfänger (Projektträger) erhalten Sie verschiedene Auflagen, die Sie bei der Umsetzung Ihres Projektes beachten müssen. Im Idealfall wird das Vorhaben so umgesetzt, wie es beantragt und auch genehmigt wurde! Durch die Komplexität der Projekte sind nachträgliche Änderungen jedoch keine Seltenheit. Bitte beachten Sie dabei, dass sämtliche Änderungen gegenüber dem ursprünglichen Antrag bzw. den Angaben im Vertrag bei der RAG Altenburger Land angezeigt und durch diese genehmigt werden müssen!

Sollten Sie während der Umsetzung feststellen, dass Änderungen notwendig sind (z.B. zeitliche Verschiebungen, bauliche Umplanungen, alternative Anschaffungen, Kostenerhöhungen), dann setzen Sie sich bitte zeitnah – idealerweise vor der Umsetzung – mit der RAG Altenburger Land in Verbindung! Nachträgliche Änderungshinweise können dazu führen, dass ein (Teil-)Widerruf der Zuwendung erfolgt!

Bitte zögern Sie nicht, das Regionalmanagement der RAG telefonisch (0365 83304-20) oder schriftlich per E-Mail an u.wolf(at)wfg-ot.de über mögliche Änderungen bei der Projektumsetzung oder dem Zeitplan zu informieren! Nach Rücksprache mit der RAG wird in der Regel eine formale Anerkennung der gegebenen Änderungen festgehalten, sodass keine Probleme bei der Verwendungsnachweisprüfung entstehen.

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>> Wann bekomme ich die Fördermittel ausgezahlt?

Die Regionalbudget-Förderung erfolgt nach dem Erstattungsprinzip; eine Auszahlung der Zuwendung erfolgt demnach ausschließlich auf Basis bereits bezahlter/quittierter Rechnungen. Für Projektträger bedeutet dies, dass die Projektvorhaben zunächst zu 100% vorfinanziert werden müssen. Innerhalb der Projektlaufzeit sind keine Teilabrechnungen möglich!

Für die Auszahlung der bewilligten Zuwendung muss ein Auszahlungsantrag sowie ein einfacher Verwendungs- und Durchführungsnachweis bei der RAG Altenburger Land eingereicht werden (mehr Informationen dazu im nächsten Abschnitt). Bitte beachten Sie dabei zwingend die im Vertrag mit der RAG vermerkte Frist zur Vorlage des Verwendungsnachweises (in der Regel der 30. Oktober)! Eine Nicht-Einhaltung der Frist kann einen (Teil-)Widerruf der Zuwendung zur Folge haben!

Die Auszahlung der gewährten Zuwendung an die Letztempfänger (Projektträger) kann nach positiver Verwendungsnachweisprüfung durch die RAG bereits ab September des Jahres erfolgen, spätestens jedoch bis Ende November. Sollten Sie das Projekt bereits frühzeitig abgeschlossen haben, können Sie sich mit uns über die Möglichkeiten einer zeitnahen Verwendungsnachweisprüfung und Auszahlung abstimmen.

>> Wie stelle ich einen Auszahlungsantrag (einfacher Verwendungsnachweis)?

Für die Auszahlung der Zuwendung müssen Projektträger einen Auszahlungsantrag inklusive einfachen Verwendungs- und Durchführungsnachweis bei der RAG Altenburger Land einreichen. Verwenden Sie dafür ausschließlich das aktuelle Formblatt des Auszahlungsantrages (siehe „Formulare & Downloads“).

Als Verwendungs- und Durchführungsnachweis sind zudem folgende Unterlagen zu erbringen:

   > ein kurzer Sachbericht inklusive Fotodokumentation
   > sämtliche Rechnungen (in Kopie)
   > sämtliche Zahlungsbelege (in Kopie)
   > ggf. nachzureichende Angebote (vgl. Hinweise zu Kostenplausibilisierung & Vergaberecht)
   > ggf. Vergabedokumentation (vgl. Hinweise zu Kostenplausibilisierung & Vergaberecht)

Auszahlungsantrag und Verwendungsnachweis sind fristgerecht einzureichen. Bitte beachten Sie dabei zwingend die im Vertrag mit der RAG vermerkte Frist zur Vorlage des Verwendungsnachweises (in der Regel der 30. Oktober)! Eine Nicht-Einhaltung der Frist kann einen (Teil-)Widerruf der Zuwendung zur Folge haben!

Die Einsendung des Verwendungsnachweises kann postalisch oder via E-Mail erfolgen. Im Rahmen der Abschlussprüfung werden auch vor-Ort-Besuche durch die RAG durchgeführt!

Bei Fragen oder Unsicherheiten zur korrekten Bearbeitung des Auszahlungsantrages und der Zusammenstellung des Verwendungsnachweises, können Sie sich jederzeit an uns wenden.

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>> Muss ich Publizitätspflichten beachten?

Es bestehen für Letztempfänger (Projektträger) gemäß den Vorgaben der Fördermaßnahme Regionalbudget keine Verpflichtungen für Informationen über bzw. Sichtbarkeit zu die durch Erhalt einer Zuwendung geförderten Projekte.

Wenn der freiwillige Wunsch zur Kenntlichmachung der Fördermittelgeber (Freistaat Thüringen, Bundesministerium für Ernährung und Landwirtschaft) oder der RAG Altenburger Land besteht, können Sie gerne die auf der Website zur Verfügung gestellte Vorlage verwenden bzw. sich bei dem Regionalmanagement der RAG nach entsprechenden Vorlagen erkundigen.