FAQ zur Projektabwicklung, Zuwendungs-Auszahlung und den Publizitätspflichten

Mit Ende des Projektauswahlverfahrens und der Bewilligung durch die Landesbehörde können LEADER-Projektträger offiziell in die Umsetzungsphase starten und Ihre Projektvorhaben beginnen. Da auch im Rahmen der Projektabwicklung immer wieder Anliegen und Fragen zu den Vorgaben der LEADER-Förderung aufkommen, möchten wir die nachfolgenden Abschnitte nutzen, um alle Projektträger zu den nächsten Schritten in der Projektabwicklung zu sensibilisieren und ggf. offene Fragen zu klären. 

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>> Wann kann ich mit der Umsetzung meines Vorhabens beginnen?

Nachdem das Entscheidungsgremium der RAG ihr Projekt im Auswahlverfahren positiv beschlossen hat, muss der Förderantrag bei der zuständigen Landesbehörde, dem TLLLR, zur Bewilligung eingereicht werden. Nach positiver Prüfung erhalten Sie einen Zuwendungsbescheid (ZWB), in dem u.a. die Auflagen zur Umsetzung Ihrer Projektidee genannt werden. Erst mit Erhalt des ZWB dürfen Sie mit der Umsetzung beginnen! Wird durch die Landesbehörde ein unangemeldeter vorzeitiger Maßnahmebeginn festgestellt, droht ein (Teil-)Widerruf der Zuwendung! Als Maßnahmebeginn zählt auch die Vergabe oder Beauftragung von Aufträgen oder ähnliche, offizielle Zusagen.

Vorzeitiger Maßnahmebeginn (VZM): Es kann ein förderunschädlicher, vorzeitiger Vorhabenbeginn durch das TLLLR zugelassen werden, sofern die entsprechende Genehmigung vom Antragsteller bei der Bewilligungsbehörde schriftlich beantragt wird. Den formlosen Antrag auf Genehmigung eines förderunschädlichen, vorzeitigen Maßnahmebeginns können Sie mit einer Begründung zu dessen Notwendigkeit zeitgleich mit der Einreichung Ihrer LEADER-Antragsunterlagen beim TLLLR stellen, um zeitnah mit der Umsetzung Ihres Vorhabens beginnen zu können.

Anzeige des Vorhabenbeginns: Kommunale Projektträger sind verpflichtet, ihren tatsächlichen Vorhabenbeginn über das entsprechende Formblatt bei der Landesbehörde anzuzeigen! Dies ist auch in den Nebenbestimmungen des ZWB vermerkt.

>> Was muss ich bei der Vergabe von Aufträgen beachten? (Kostenplausibilisierung)

Für kommunale Projektträger ist bei der Vergabe von Aufträgen gemäß Ziffer 3 der ANBest-Gk das Vergaberecht zu beachten. Daher weisen wir ausdrücklich darauf hin, dass das Vergabeverfahren entsprechend dokumentiert wird. Um die ordnungsgemäße Vergabe von Aufträgen zeitnah prüfen zu können, sind die Vergabeunterlagen in Kopie unverzüglich, regelmäßig 10 Tage nach Zuschlag, der Bewilligungsbehörde vorzulegen. Die nicht rechtzeitige Vorlage kann zum (Teil-)Widerruf der Zuwendung führen!

Eine Liste der einzureichenden Unterlagen für kommunale Projektträger ist im ZWB vermerkt. Eine Übersicht zu den geltenden Vergabevorschriften sowie den aktuellen Formblättern (u.a. Eigenerklärungen) sind HIER bereitgestellt. 

Private und gewerbliche Projektträger müssen zur Plausibilisierung der Projektkosten ebenfalls drei Angebote vorlegen, um nachzuweisen, dass sie Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit beachtet haben. In der Regel ist die Vorlage von mindestens drei Angeboten pro Gewerk/Leistung bereits mit der Antragstellung zu erbringen.

Sollten Sie jedoch mit einem Planungsbüro bzw. Architekten zusammenarbeiten und zunächst nur eine Kostenberechnung nach DIN 276 vorgelegt haben, müssen Sie spätestens mit Vergabe der Aufträge eine entsprechende Kostenplausibilisierung durchführen! Die Nachweise der eingeholten Angebote sind unverzüglich nach Vergabe, spätestens jedoch mit dem Verwendungsnachweis bei der Bewilligungsbehörde vorzulegen.

>> Es ergeben sich im Laufe der Umsetzung Abweichungen (z.B. Kostenerhöhungen, Lieferschwierigkeiten) – was nun?

Zusammen mit dem ZWB erhalten Sie verschiedene Auflagen, die Sie bei der Umsetzung Ihres Projektes beachten müssen. Im Idealfall wird das Vorhaben so umgesetzt, wie es beantragt und auch bewilligt wurde. Durch die Komplexität der Projekte sind nachträgliche Änderungen jedoch keine Seltenheit. Bitte beachten Sie dabei, dass sämtliche Änderungen gegenüber dem ursprünglichen Antrag bzw. den Angaben im Zuwendungsbescheid bei der Landesbehörde sowie der RAG Altenburger Land angezeigt und durch diese genehmigt werden müssen!

Sollten Sie während der Umsetzung feststellen, dass Änderungen notwendig sind (z.B. zeitliche Verschiebungen, bauliche Umplanungen, alternative Anschaffungen, Kostenerhöhungen), dann setzen Sie sich bitte zeitnah – idealerweise vor der Umsetzung – mit Ihrer zuständigen Sachbearbeiterin im TLLLR sowie der RAG Altenburger Land in Verbindung! Nachträgliche Änderungshinweise können dazu führen, dass ein (Teil-)Widerruf der Zuwendung erfolgt!

Nach Rücksprache mit der Bewilligungsstelle und der RAG ist für die formale Anerkennung zudem ein Änderungsantrag einzureichen. Dies erfolgt zukünftig ebenso über das Online-Portal PORTIA. Bei Fragen hierzu können Sie sich gerne an das Regionalmanagement wenden.

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>> Wann bekomme ich die Fördermittel ausgezahlt?

Die LEADER-Förderung erfolgt nach dem Erstattungsprinzip; eine (Teil-)Auszahlung der Zuwendung erfolgt demnach ausschließlich auf Basis bereits bezahlter/quittierter Rechnungen. Für Projektträger bedeutet dies, dass die Projektvorhaben zunächst vorfinanziert werden müssen. Innerhalb der Projektlaufzeit sind jedoch Teilabrechnungen möglich.

Für die Auszahlung der bewilligten Zuwendung muss ein Auszahlungsantrag sowie ein Verwendungs- und Durchführungsnachweis bei der zuständigen Landesbehörde, dem TLLLR, eingereicht werden. (mehr Informationen dazu im nächsten Abschnitt). Erst nach Prüfung der eingereichten Unterlagen erfolgt die Freigabe der Zuwendung und die Auszahlung an die Projektträger.

Bitte beachten Sie dabei zwingend die im Zuwendungsbescheid vermerkte Frist zur Vorlage des Verwendungsnachweises (unter Nebenbestimmungen)! Eine Nicht-Einhaltung der Frist kann einen (Teil-)Widerruf der Zuwendung zur Folge haben! Bei Projektvorhaben, die sich über einen längeren Zeitraum erstrecken, ist der Verwendungsnachweis entsprechend der bewilligten Zuwendung in den jeweiligen Jahresscheiben zu erbringen.

>> Wie stelle ich einen (Teil-)Auszahlungsantrag?

Für die Auszahlung der Zuwendung müssen Projektträger einen Auszahlungsantrag inklusive Verwendungs- und Durchführungsnachweis bei der zuständigen Landesbehörde, dem TLLLR, einreichen. Verwenden Sie dafür ausschließlich das aktuelle Formblatt des Auszahlungsantrages:

Als Verwendungs- und Durchführungsnachweis sind zudem folgende Unterlagen zu erbringen:

    > ein kurzer Sachbericht inklusive Fotodokumentation
    > Nachweis der Erfüllung der Publizitätspflichten
    > sämtliche Rechnungen (in Kopie)
    > sämtliche Zahlungsbelege (in Kopie)

Auszahlungsantrag und Verwendungsnachweis sind fristgerecht einzureichen. Bitte beachten Sie dazu zwingend die im Zuwendungsbescheid vermerkte Frist zur Vorlage des Verwendungsnachweises (unter Nebenbestimmungen)! Im Rahmen der Abschlussprüfung werden auch vor-Ort-Besuche durchgeführt.

Für alle Projektvorhaben, die nach dem 01.01.2025 bewilligt wurden, muss der Auszahlungsantrag inklusive Verwendungs- und Durchführungsnachweis über das Online-Portal PORTIA an die Bewilligungsbehörde übermittelt werden. Bei Fragen hierzu können Sie sich gerne an das Regionalmanagement wenden.

Für bereits bewilligte Projektanträge aus den Jahren 2023 und 2024 kann die Einreichung der Antragsunterlagen weiterhin postalisch an die Bewilligungsbehörde erfolgen:
     Thüringer Landesamt für Landwirtschaft und Ländlichen Raum
     Zweigstelle Gera - Referat 44, z.H. Astrid Gerth
     Burgstraße 5, 07545 Gera

Bei Fragen oder Unsicherheiten zur korrekten Bearbeitung des Auszahlungsantrages und der Zusammenstellung des Verwendungsnachweises, können sich Projektträger jederzeit an das Regionalmanagement der RAG Altenburger Land oder ihre zuständige Sachbearbeiterin in der Landesbehörde wenden.

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>> Welche Publizitätspflichten muss ich beachten?

Die Verpflichtungen für Information, Öffentlichkeit und Sichtbarkeit für die durch ELER-Mittel geförderten Maßnahmen sind per EU-Verordnung geregelt und betreffen auch die Projektträger von LEADER-Vorhaben. Entsprechende Auflagen dazu sind in den Zuwendungsbescheiden vermerkt.

Der Nachweis über die Erfüllung der Publizitätspflichten ist spätestens mit dem ersten Auszahlungsantrag und Verwendungsnachweis zu erbringen (z.B. Fotos, Screenshots, Print-Kopien)!

Kurz zusammengefasst muss eine Kenntlichmachung des Erhalts der LEADER-Förderung, und damit von EU-Mitteln, wie folgt erbracht werden:

   > über die eigene Website und/oder Social-Media
   > auf Kommunikationsmaterial zur Durchführung des Vorhabens, print und digital
   > über die Anbringung einer Erläuterungstafel (DIN A3) vor Ort (erst ab 10.000 € Zuwendung)

Detaillierte Hinweise zu den Publizitätspflichten und den gestalterischen Vorgaben können Projektträger aus ihrem Zuwendungsbescheid und dem Merkblatt "Publizitätsmaßnahmen zur Förderung aus dem GAP-Strategieplan 2023-2027" entnehmen. Das Regionalmanagement der RAG steht allen Projektträgern zudem beratend zur Seite.

>> Gibt es Vorlagen, die ich nutzen kann?

Die zu verwendenden Logos der EU, weiterführende Informationen zu den Vorgaben zur Publizität sowie ein Muster für Erläuterungstafeln werden unter www.gap.thueringen.de bereitgestellt. Die aktuellen Vorlagen können Sie sich nachfolgend herunterladen.